Privacyverklaring Ouderavond.net

1. Wie is verantwoordelijk voor de persoonsgegevens?

Wanneer een school Ouderavond.net gebruikt voor het organiseren van ouderavonden, bepaalt de school voor welk doel persoonsgegevens worden verwerkt. De school is in dat geval de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

L’Horizon verwerkt deze persoonsgegevens via Ouderavond.net in opdracht van de school en treedt daarbij op als verwerker. L’Horizon en de betreffende onderwijsinstelling maken hierover afspraken in een verwerkersovereenkomst. Deze overeenkomst wordt rechtstreeks aan de instelling verstrekt en ondertekend.

Voor persoonsgegevens die L’Horizon voor de eigen bedrijfsvoering verwerkt, bijvoorbeeld voor contractadministratie, facturatie en de beveiliging en het beheer van Ouderavond.net, is L’Horizon zelf verwerkingsverantwoordelijke.

2. Welke persoonsgegevens verwerken we?

Ouderavond.net is ingericht om alleen gegevens te verwerken die nodig zijn voor het organiseren en uitvoeren van een ouderavond. Afhankelijk van je rol en de inrichting door de school kunnen de volgende gegevens worden verwerkt:

• naam en/of achternaam;
• klas;
• school of onderwijsinstelling;
• e-mailadres;
• gegevens over een gemaakte afspraak;
• de docent met wie een afspraak wordt gemaakt;
• datum en tijdstip van de afspraak;
• het lokaal of de locatie van de afspraak;
• een eventuele vraag of een onderwerp dat vooraf voor de docent wordt opgegeven;
• gegevens die nodig zijn om een gebruiker veilig te herkennen en toegang te geven tot Ouderavond.net.

Niet iedere gebruiker hoeft al deze gegevens te verstrekken. Welke gegevens noodzakelijk zijn, hangt af van de rol van de gebruiker en de inrichting van de ouderavond door de school.

3. Waarvoor worden deze gegevens gebruikt?

Persoonsgegevens binnen Ouderavond.net worden gebruikt om het contact tussen school en thuis eenvoudig te organiseren. Dat betekent onder meer dat gegevens kunnen worden gebruikt om gebruikers te herkennen, beschikbare gesprekken te tonen, afspraken te maken, afspraken aan de juiste docent en leerling te koppelen, een planning samen te stellen, informatie over een afspraak te tonen en noodzakelijke berichten over een ouderavond of afspraak te versturen.

We gebruiken persoonsgegevens uit een ouderavond niet voor advertenties, profilering of commerciële marketing.

4. Inloggen via Entree Federatie

Ouderavond.net maakt voor het inloggen met een schoolaccount gebruik van Entree Federatie. Bij het inloggen kan Ouderavond.net vanuit Entree Federatie identificerende gegevens ontvangen die nodig zijn om de gebruiker te herkennen en aan het juiste account binnen de school te koppelen.

Hierdoor hoeft Ouderavond.net voor deze manier van inloggen geen eigen wachtwoord van de gebruiker op te slaan. Welke gegevens vanuit Entree Federatie beschikbaar zijn, kan mede afhangen van de afspraken en inrichting van de betreffende onderwijsinstelling.

5. E-mailadres en berichten

Een e-mailadres kan worden gebruikt wanneer dat nodig is voor de werking van Ouderavond.net, bijvoorbeeld voor het koppelen of herkennen van een account, een noodzakelijke verificatie of het versturen van informatie over een ouderavond of afspraak.

Ouderavond.net gebruikt deze e-mailadressen niet voor commerciële nieuwsbrieven of reclame.

6. Hoe lang worden gegevens bewaard?

Persoonsgegevens die specifiek voor een ouderavond nodig zijn, worden niet langer bewaard dan noodzakelijk. De school bepaalt binnen de daarvoor beschikbare instellingen de bewaartermijn van de gegevens van een ouderavond. Na het verstrijken van deze bewaartermijn worden de ouderavond en de daaraan gekoppelde persoonsgegevens automatisch verwijderd.

Sommige technische gegevens hebben een eigen, beperkte bewaartermijn. Gegevens die nodig zijn voor de beveiliging, werking en controleerbaarheid van het platform kunnen gedurende een passende termijn worden bewaard.

Gegevens die onderdeel zijn van de administratie van L’Horizon, zoals contract- en factuurgegevens, kunnen langer worden bewaard wanneer L’Horizon daartoe wettelijk verplicht is.

7. Beveiliging

L’Horizon neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, ongewenste wijziging en andere vormen van onrechtmatige verwerking.

Bij het ontwerp en beheer van Ouderavond.net wordt rekening gehouden met het uitgangspunt dat niet meer persoonsgegevens beschikbaar of bewaard moeten worden dan voor de werking van de dienst noodzakelijk is. Geen enkel digitaal systeem kan echter absolute veiligheid garanderen.

8. Hosting en onderverwerkers

Voor de hosting van Ouderavond.net maakt L’Horizon gebruik van STRATO. Daarbij kunnen persoonsgegevens worden verwerkt voor zover dit noodzakelijk is voor het beschikbaar stellen, opslaan, beveiligen en technisch functioneren van Ouderavond.net.

Wanneer L’Horizon namens een onderwijsinstelling persoonsgegevens verwerkt, worden afspraken over het gebruik van onderverwerkers vastgelegd in of in samenhang met de verwerkersovereenkomst. L’Horizon verkoopt persoonsgegevens niet aan derden.

9. Verstrekking aan anderen

Persoonsgegevens worden alleen aan andere partijen verstrekt wanneer dat noodzakelijk is voor het leveren van Ouderavond.net, wanneer dit in opdracht van de betreffende onderwijsinstelling gebeurt of wanneer L’Horizon wettelijk verplicht is gegevens te verstrekken.

Wij gebruiken persoonsgegevens niet om gegevensbestanden voor commerciële doeleinden op te bouwen.

10. Cookies

Ouderavond.net gebruikt uitsluitend cookies en vergelijkbare technieken die noodzakelijk zijn voor het functioneren en beveiligen van de website en de ingelogde omgeving. Deze kunnen bijvoorbeeld nodig zijn om een sessie tijdens het gebruik van Ouderavond.net in stand te houden.

We gebruiken geen advertentiecookies of cookies om bezoekers voor commerciële doeleinden over verschillende websites te volgen.

11. Rechten van leerlingen, ouders en medewerkers

De AVG geeft betrokkenen verschillende rechten met betrekking tot hun persoonsgegevens. Afhankelijk van de situatie kan het onder andere gaan om het recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking van de verwerking, bezwaar en overdracht van gegevens voor zover dat recht van toepassing is.

Wanneer persoonsgegevens in Ouderavond.net namens een school worden verwerkt, is de school de verwerkingsverantwoordelijke. Een verzoek over deze gegevens kan daarom het beste bij de betreffende school worden ingediend. L’Horizon ondersteunt de school waar nodig bij het behandelen van dergelijke verzoeken overeenkomstig de gemaakte afspraken.

Gaat het om persoonsgegevens waarvoor L’Horizon zelf verwerkingsverantwoordelijke is, dan kun je contact opnemen via info@ouderavond.net.

12. Persoonsgegevens van leerlingen

Ouderavond.net is bedoeld voor gebruik binnen het onderwijs en verwerkt daarom ook persoonsgegevens van leerlingen. We gaan terughoudend om met deze gegevens. Gegevens van leerlingen worden binnen een ouderavond alleen verwerkt voor zover dat nodig is om de ouderavond te organiseren en de juiste afspraken tussen school, leerling en thuis mogelijk te maken.

De onderwijsinstelling bepaalt als verwerkingsverantwoordelijke hoe Ouderavond.net voor haar leerlingen wordt ingezet.

13. Datalekken en beveiligingsincidenten

Wanneer zich een beveiligingsincident voordoet waarbij persoonsgegevens betrokken zijn, handelt L’Horizon overeenkomstig de AVG en de afspraken die met de betreffende onderwijsinstelling in de verwerkersovereenkomst zijn gemaakt.

Wanneer L’Horizon als verwerker optreedt, wordt de betreffende onderwijsinstelling geïnformeerd wanneer dat volgens de AVG en de gemaakte afspraken noodzakelijk is.

14. Verwerkersovereenkomst

Wanneer een onderwijsinstelling Ouderavond.net gebruikt en L’Horizon daarbij persoonsgegevens namens die instelling verwerkt, worden de afspraken over deze verwerking vastgelegd in een verwerkersovereenkomst.

Daarin worden onder andere afspraken gemaakt over de verwerking en beveiliging van persoonsgegevens, geheimhouding, onderverwerkers, beveiligingsincidenten, ondersteuning bij verzoeken van betrokkenen en het verwijderen of retourneren van persoonsgegevens.

De verwerkersovereenkomst wordt rechtstreeks per e-mail aan de onderwijsinstelling verstrekt en ondertekend teruggestuurd. De overeenkomst wordt niet als algemeen openbaar document op de website gepubliceerd.

15. Algemene voorwaarden

Naast deze privacyverklaring zijn op het gebruik van Ouderavond.net onze Algemene voorwaarden van toepassing.

De Algemene voorwaarden bevatten afspraken over onder andere het gebruik en de beschikbaarheid van de dienstverlening. Wanneer bepalingen specifiek betrekking hebben op de verwerking van persoonsgegevens namens een onderwijsinstelling, zijn daarnaast de afspraken uit de verwerkersovereenkomst van toepassing.

16. Wijzigingen

Ouderavond.net en de manier waarop de dienst wordt gebruikt kunnen in de toekomst veranderen. Daardoor kan het nodig zijn deze privacyverklaring aan te passen. Op deze pagina wordt steeds de actuele versie gepubliceerd. Bovenaan staat de datum van de versie.

Bij belangrijke wijzigingen die relevant zijn voor onderwijsinstellingen waarmee een overeenkomst bestaat, kunnen wij deze instellingen daar afzonderlijk over informeren.

17. Vragen of klachten

Heb je vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van persoonsgegevens door Ouderavond.net? Neem dan contact op via:

Wanneer je gegevens via Ouderavond.net door jouw school worden verwerkt, kun je met privacyvragen of verzoeken ook rechtstreeks contact opnemen met de betreffende school.

Als je van mening bent dat persoonsgegevens niet volgens de privacywetgeving worden verwerkt, heb je daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.